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차수환 경기도경제과학진흥원(이하 GBSA) 디지털경영팀 과장에게 “NHN두레이를 성공적으로 도입한 상황에서, 협업 툴 도입을 고려 중인 공공기관 및 산하기관의 담당자에게 조언을 한다면?”이라고 질문하자 다음과 같은 대답이 돌아왔다.


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차수환 경기도경제과학진흥원 디지털경영팀 과장을 수원 소재의 GBSA 본사에서 만났다 / 출처=IT동아


GBSA는 경기도 내 중소기업 및 스타트업의 전주기 맞춤형 지원과 도내 과학기술 연구 개발, 바이오 및 지역 특화 산업 육성에 전념하는 경기도 산하 출연기 통신요금연체 관이다. 최근에는 창업 생태계 조성은 물론 기업의 해외 진출과 바이오, 헬스케어 등의 신산업 지원에도 박차를 가하고 있다.
기업의 디지털 전환이 화두로 떠오르자 GBSA 역시 시장의 추세에 발맞춰 협업 툴 ‘NHN두레이’를 전사적으로 도입하고, 관리 데이터도 NHN클라우드로 이전했다. 이어서 완전 전자결재와 종이없는 행정, ERP(전사적 본인명의 핸드폰 자원관리), RPA(로봇 프로세스 자동화) 등을 도입하며 공공기관 업무 혁신의 모범이 되고 있다. GBSA의 디지털 전환을 기획하는 차수환 디지털경영팀 과장과 나눈 이야기를 정리했다.
GBSA 디지털 전환과 기획 맡은 ‘디지털경영’ 팀
GBSA는 바이오 산업 허브인 광교 테크노벨리와 첨단 산업을 지원하는 판교 테크노밸리를 생활비대출 지급신청 포함해 경기도 광주, 포천, 시흥, 안성, 양주까지 일곱 곳에 핵심 거점을 두고 있다. 여기에 추가로 경기벤처창업지원센터와 디지털 오픈랩, 스타트업랩 등 총 15개 접점을 두어 스타트업 및 중소기업을 밀착 지원한다.
지난해에는 ‘2024 경기 스타트업 서밋’을 개최해 1036억 원의 투자유치 상담액을 이끌어냈으며, 경기도 내 스타트업 기초생활수급자 자격 창업 공간 1000곳 이상을 구축하며 빈틈없는 지원책을 만들고 있다. 1조 2000억 원 규모의 경기도 G-펀드도 GBSA의 주요 지원책 중 하나다.



GBSA는 현재 업무 주요 서비스를 NHN 두레이로 통합 운영 중이다 / 출처=GBSA


차수환 과장은 국내 여러 지역의 테크노파크를 거쳐 2015년 4월 GBSA에 사업 지원으로 합류했고, 2017년부터 디지털경영팀으로 보직을 이동했다. 디지털경영팀은 GBSA의 클라우드 전환부터 전사적 자원관리(ERP) 도입 같은 거시적인 디지털 전환 계획을 수립하고, IT 관련 정보화 사업이나 인프라 운영, 협업 툴 및 업무 시스템 구축 등의 사업도 함께 진행한다. 그중에서도 2023년 도입한 협업 툴 ‘NHN두레이’는 기관에서 어떻게 협업 툴을 도입해야 하는지를 잘 보여주는 사례다.
당초 GBSA는 그룹웨어, 사내 게시판, 메신저 등을 각각 도입해 업무 파편화가 심각했다. 그래서 업무 효율화를 위해 협업 툴 도입을 고려하게 됐다. 차수환 과장은 “협업 툴 도입을 검토하던 중 서울경제진흥원(SBA)으로 부터 NHN두레이 담당자를 소개받았다. 마침 한국지능정보사회진흥원(NIA)에서 기관 내 협업 툴 도입 및 클라우드 전환 지원 사업을 추진해 NHN두레이와 NHN클라우드 이전을 동시에 진행했다”라고 말했다.



이례적으로 모든 결재를 전자결재로 이전하고, 이를 바탕으로 종이없는 행정을 실현했다 / 출처=IT동아


도입 과정은 2023년 10월부터 이듬해 6월까지 8개월에 걸쳐 진행됐다. 차수환 과장은 “데모 버전을 받아 팀 내에 사전 도입했고, 협업 도구와 메일 서비스, 위키 기능에 특히 만족했다. 기존의 전자결재는 타사 서비스를 활용했지만 6개월 동안 기능 개선 및 고도화를 요청해 전자결재까지 완전히 이전했다. 개선 사항이 모든 도입처에 공통으로 적용되는 서비스형 소프트웨어(SaaS) 특성상 다른 기관에서도 거의 즉시 전자결재를 도입할 수 있을 것”이라고 말했다.
전 직원 활용·RPA 도입은 물론 방문 교육으로 업무 능률 높여
GBSA의 활성 계정 수는 600여 개 이상이며, 작년 8월부터는 기업이나 프로젝트 진행처 같은 외부 사용자를 위한 계정도 운영한다. 차수환 과장은 “원래는 메일로 공지를 주고받았지만, 이제는 협업 툴에 초대해서 공지하고 프로젝트로 의견을 전달한다. 두레이가 다양한 API를 지원하는 덕분에 영림원소프트랩의 전사적자원관리(ERP)나 두레이 캘린더 등도 연계했다. 특히 캘린더로 일정을 잡으면 관련된 공간도 같이 예약할 수 있는 기능이나 메일 내 자동 번역, 모바일 버전 등등은 모두가 즐겨 쓰고 있다”라고 설명했다.



프로젝트 뿐만 아니라 업무 메뉴얼을 위키로 구축하거나, 소프트웨어를 드라이브로 공유하는 등 다양한 부분에서 디지털 전환을 이뤘다 / 출처=GBSA


차수환 과장은 협업 툴을 도입해 계약 검수, 정산 기능을 고도화한 점도 소개했다. “사업을 관리하다보면 계약을 검수하거나 정산하는 게 중요하다. 예를 들어 인테리어를 한다거나, 물건을 구매하는 사업 등이 종료되면 1주일 안에 해당 계약을 검수해야 하고, 기한을 넘기면 검수지연 사유서를 써야했다. 과거에는 계약 담당자를 독촉하곤 했는데 지금은 ERP가 자동으로 마감 기한을 캘린더에 표시해 놓치는 일이 크게 줄었다. 이 기능은 경기도에서는 GBSA만 활용하고 있다”라고 말했다.



PC 환경은 물론 스마트폰에서도 활용할 수 있어 업무 접근성도 매우 좋아졌다고 한다 / 출처=IT동아


또한 협업 툴을 도입하면서 자연스레 ‘종이없는 행정’도 가능해졌다. 사업 담당자들은 1년에 한 번씩 지출 결의를 위해 세금계산서, 법인카드 증빙 등을 모두 인쇄해 제출해야 한다. 이틀에서 사흘 정도 소요됐다. 지금은 두레이 전자결재와 ERP를 연동해 지출 시 자동으로 세금계산서, 법인카드가 증빙돼 단순 검색만으로도 지출 결의가 끝난다. 덕분에 인쇄 비용은 줄이고 종이 자원은 아끼는 종이없는 행정이 가능해졌다.



협업툴을 활용해 두레이 문의사항을 접수하고, 관련 지원 및 교육을 지속해 협업 툴 적응을 완료했다 / 출처=GBSA


물론 도입 과정에서의 어려움도 많았다. 차수환 과장은 “기존에 손에 익은 프로그램 대신 새 프로그램 사용을 어려워하는 직원들도 있었다. 하지만 두레이쪽에 꾸준히 개선사항을 전달해 받아냈고, 또 질의응답 시 두레이 온보딩팀에서 직접 대응준 덕분에 순탄하게 도입할 수 있었다”라면서, “교육은 시간대별로 수요조사를 한 뒤 본원에서 진행했고, 온보딩팀은 물론 백창열 NHN두레이 대표가 직접 방문해 업무 협업 툴, 전자결재 관련 교육을 진행하기도 했다”라고 말했다.
NHN클라우드로 전사 전환 완료, 디지털 활용이 앞으로의 과제



GBSA의 디지털 전환 및 협업 툴 도입 사례는 다양한 규모의 기관에서 참고할 만 하다 / 출처=IT동아


GBSA는 지난해 4월 대표홈페이지를 포함하여 20개 이상의 원 주요 정보시스템을 NHN클라우드로 전환했고, ERP도 올해 완전히 클라우드로 이전했다. 향후에는 두레이 AI 도입을 고려하고 있다. 신속한 클라우드 전환 덕분에 서비스 장애 발생률이 현저히 줄었고, 또 외부 기업이 디지털로 사업을 신청할 때 편리하도록 ‘경기기업비서 파인드 시스템’같은 서비스도 작년에 구축했다.
차수환 과장은 “기업들을 지원하는 기관인 만큼 데이터를 더 잘 활용해야 한다. 기관 차원에서 이를 이룰 수 있도록 클라우드 전환을 넘어 통합 데이터베이스 구축까지 기획 중”이라면서, “향후에는 지원과 협력이 필요한 경기도 내 기업들을 자동으로 파악해 지원하는 미래 시스템의 기반을 만들겠다”는 뜻을 밝혔다.
IT동아 남시현 기자 (sh@itdonga.com)
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